Für unseren Kunden, die Tabakfabrik Linz Entwicklungs- und Betriebsgesellschaft mbH, suchen wir am Standort Linz nach Verstärkung.
Das sind wir!
Das eXperts consulting center, eine Business Unit der I.K. Hofmann GmbH, fungiert als Schnittstelle zwischen der Tabakfabrik Linz Entwicklungs- und Betriebsgesellschaft mbH und qualifizierten Spitzenkräften.
Für den Bereich Finanzen und Verwaltung suchen wir eine*n motivierte*n Mitarbeiter*in als Assistenz der Geschäftsführung. Eintritt ehestmöglich erwünscht. Die Tabakfabrik Entwicklungs- und Betriebsgesellschaft mbH, im Herzen von Oberösterreich, ist ein beeindruckendes denkmalgeschütztes Industriegebäude und Zentrum für Kreativität, Innovation und Digitalisierung. Das weitläufige Areal beheimatet eine Vielzahl an Unternehmen und bietet verschiedenste Räume sowie ein großes Repertoire an möglichen Veranstaltungsformaten zur individuellen Nutzung – von Kongressen, Messen, (Open-Air-) Großveranstaltungen, Konzerten und Ausstellungen über Firmenfeiern und Kulturevents bis hin zu Seminaren und Workshops.
Wen suchen wir?
- Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Interesse an vielseitigen Aufgaben
- Berufserfahrung im Assistenz-, Office- oder HR-Umfeld, bevorzugt in einem mittelständischen Unternehmen
- Ausgeprägter Blick für das Wesentliche und Freude daran, Dinge aktiv mitzugestalten
- Organisationstalent mit schneller Auffassungsgabe und strukturierter Arbeitsweise sowie Eigenverantwortung
- Höchste Genauigkeit und absolute Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
- Teamgeist gepaart mit Eigeninitiative sowie Bereitschaft, Entscheidungen klar zu kommunizieren und die Verantwortung zu übernehmen
- Kommunikationsstärke und souveränes Auftreten gegenüber Mitarbeiter*innen, Geschäftsführung und externen Partner*innen
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, idealerweise auch Erfahrung mit BMD oder einer vergleichbaren Software
- Genauigkeit und Loyalität stehen an oberster Stelle - Übernahme von vertraulichen Aufgaben und Sicherstellung, dass alle Prozesse präzise und gewissenhaft ausgeführt werden
Was erwarten wir?
- Vorausschauende Unterstützung der Geschäftsführung in allen organisatorischen und administrativen Belangen
- Schnittstelle und Kommunikationsdrehscheibe für interne und externe Stakeholder
- Unterstützung der Geschäftsführung bei der Planung und Koordination von Terminen, Meetings und internen Abläufen inklusive strukturierte Nachverfolgung
- Mitwirkung bei Projekten Erstellung von Präsentationen, Berichten und Protokollen
- Unterstützung bei administrativen Aufgaben wie Korrespondenz, Datenpflege und Büroorganisation (allgemeiner Schriftverkehr mit Personen aus Wirtschaft, Politik, Kultur und Geschichte)
- Zuständig für Planung, Organisation und Betreuung der Aufsichtsratssitzungen inklusive vorbereitenden Tätigkeiten, Unterstützung bei Sitzungen vor Ort, Erstellung von Sitzungsprotokollen und deren Nachhaltung
- Allgemeine Personalverwaltung: Vorbereitung der externen Lohnverrechnung, Pflege der Mitarbeiter*innenakte, Erstellung der Dienstverträge und Begleitung des Onboardings neuer Teammitglieder
- Eigenständige Organisation des Büroalltags: Empfang, Bewirtung, Korrespondenz, vorbereitende Buchhaltung inkl. Rechnungserstellung, Zahlungsverwaltung, Controlling und Bestellwesen
- Aktive Mitgestaltung interner Prozesse und Abläufe sowie Sicherstellung der Effizient und Klarheit
- Administrative Schnittstelle zum IT-Support nach intensiver Einschulungsphase
Das erwartet Sie bei uns!
- Ihre Benefits
- Für diese Position ist ein Bruttojahresgehalt von mind. EUR 50 000,00 vorgesehen. Abhängig von Ihren Qualifikationen und Erfahrungen ist eine Überzahlung möglich.